Découvrez les réglementations des caisses enregistreuses
Caisses enregistreuses : que dit la loi ?
Table des matières
Lorsque vous utilisez une caisse enregistreuse en tant que commerçant, vous devez répondre à certaines obligations de sécurité.
Quelle est la réglementation de 2018 ? Quels risques encourez-vous ? Qui est concerné ? Nous répondons à toutes vos questions dans les lignes suivantes.
Quelle est votre obligation depuis 2018 ?
Les commerçants sont soumis à la réglementation de 2018 lorsqu’ils sont assujettis à la TVA et qu’ils possèdent une caisse enregistreuse. En effet, ils doivent absolument utiliser un logiciel sécurisé dont le rôle est de :
Veiller à l’inaltérabilité (condition d’inaltérabilité)
Cela signifie que les données concernant les règlements doivent être enregistrées et demeurer intactes.
Conserver les données (condition de conservation)
Le logiciel doit être en mesure d’enregistrer et de clôturer toutes les données d’une période précise.
Assurer la sécurité (condition de sécurisation)
Les pièces justificatives doivent être sécurisées, ainsi que l’ensemble des données et les potentielles modifications.
Permettre l’archivage (condition d’archivage des données)
Le logiciel doit pouvoir archiver des données pendant une période tout en garantissant l’intégrité des informations.
Cette obligation a été mise en place afin de lutter contre les nombreuses fraudes à la TVA, le but étant que les commerçants soient dans l’incapacité de frauder en écrivant les transactions.
Qui est concerné ?
Cette obligation s’applique à tous les secteurs d’activité. Elle concerne les professionnels assujettis à la TVA et qui ont recours à une caisse enregistreuse pour leurs transactions. Les e-commerces sont également visés par cette réglementation.
Il existe toutefois quelques exceptions. Ainsi, les professionnels exonérés de la TVA ou ceux bénéficiant de la franchise en base de TVA ne sont pas concernés par cette obligation. De même, sont dispensées les activités 100 % B2B ou les entreprises dont les paiements sont effectués par l’intermédiaire d’un établissement de crédit. Les personnes étant sous le régime de remboursement forfaitaire de TVA agricole ne sont également pas concernées par la réglementation de 2018.
Sachez cependant que vous n’êtes pas obligé de posséder une caisse enregistreuse et d’être soumis à cette obligation. Toutefois, le recours à la caisse enregistreuse est quand même bien pratique et vous évite de réaliser les transactions manuellement.
Que risquez-vous si vous ne respectez pas la loi ?
Nous ne saurons que trop vous conseiller d’installer un logiciel sécurisé à votre caisse enregistreuse, car si vous faites l’objet d’un contrôle, vous devrez transmettre une attestation de conformité du logiciel de caisse.
Si vous n’en possédez pas, vous vous exposez à une amende de 7 500 € !
Lorsque vous optez pour un logiciel de caisse, celui-ci doit donc assurer l’inaltérabilité des données, leur sécurisation, leur archivage et leur conservation, comme nous l’avons vu plus haut. Ainsi, vous ne serez pas accusé de fraude et vous pourrez réaliser les actions suivantes :
- La modification d’un ticket de caisse déjà encaissé.
- Procéder à l’abandon de transaction sans avoir à saisir le règlement.
- La suppression de certaines lignes comptables.
Pour que votre logiciel réponde aux critères en vigueur, celui-ci doit être certifié ! Pour cela, il doit obtenir une certification de la part d’un organisme accrédité ou être auto-certifié par l’éditeur du logiciel. Cette certification est à titre individuel. Des éléments importants doivent être inscrits dessus, comme :
- La date à laquelle a été acquis le logiciel.
- Le nom du logiciel et sa référence.
- La mention attestant que le logiciel répond aux conditions (inaltérabilité, archivage, sécurisation, conservation).
Veillez à choisir un logiciel de caisse qui correspond à vos besoins en prêtant attention aux différentes options qu’il propose.
Teledom sécurité
Teledom est un éditeur de logiciel d’encaissement. Nous existons depuis plus de 20 ans et bénéficions d’une très grande expérience dans le domaine.
Basés à Antibes, nous souhaitons mettre toute notre expertise à votre disposition et accompagner les entreprises dans la gestion des ventes, des stocks, des espèces et dans la sécurisation de leurs points de vente.
Nous créons des logiciels parfaitement adaptés aux entreprises, c’est pourquoi nous avons réalisé deux logiciels de caisse (Logidom RSA et Logi-manager) et une application (Click and collect).
Notre but est de vous fournir des produits hautement qualitatifs qui répondent à tous vos besoins.
Vous avez des questions concernant notre entreprise Teledom ?
N’hésitez pas à nous contacter, nous nous ferons un plaisir de vous répondre.
Comment bien choisir votre logiciel de caisse ?