Fonctionnement d’un logiciel d’encaissement
Comment fonctionne un logiciel d’encaissement ?
Table des matières
Les caisses enregistreuses sont devenues de véritables indispensables pour les commerces, quelle que soit leur activité. Pour vous faciliter la vie, réduire le temps d’attente des clients et éviter les tâches chronophages, le logiciel de caisse est désormais votre meilleur allié au quotidien. Zoom sur le fonctionnement du logiciel de caisse, ses avantages et ses fonctionnalités.
Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse ?
Le logiciel de caisse est un élément central dans la gestion de tout type de point de vente.
Lié à une caisse enregistreuse, il s’agit d’un programme informatique qui permet de simplifier les encaissements lors des passages en caisse. Il possède des fonctionnalités variées, dépendant de vos besoins et de la configuration du système : génération des factures, impression des tickets de caisse, affichage des statistiques et des tableaux de bord, programme de fidélisation des clients, etc.
Entre gain de temps, facilité d’utilisation, automatisation des tâches chronophages et amélioration de l’expérience client, le logiciel de caisse est donc un véritable atout pour développer votre commerce.
À quoi sert un logiciel d’encaissement ?
Élément incontournable d’un point de vente, le logiciel de caisse vous permet d’automatiser certaines tâches quotidiennes essentielles à la bonne gestion de votre commerce. Il n’est donc pas uniquement garant du bon fonctionnement de la caisse enregistreuse, mais permet aussi de vous épauler dans diverses missions au quotidien.
Le logiciel d’encaissement est généralement composé de deux parties : le « front office » et le « back office ». Le premier est la partie visible qui permet de gérer toutes les tâches liées à la vie quotidienne du point de vente, de l’encaissement à l’impression des tickets de caisse en passant par la fidélisation des clients ou les actions marketing. Le back office est la partie analytique du logiciel. Elle permet notamment de gérer des statistiques et des tableaux de bord analysant les coûts, les ventes ou encore le chiffre d’affaires.
Comment se déroule une vente avec un logiciel d’encaissement ?
Ce qu’il faut savoir, c’est que chaque vente doit être saisie dans le logiciel d’encaissement. Lors du passage en caisse, le logiciel de caisse calcule directement le montant final à acquitter par le client en fonction des articles scannés.
Le logiciel accompagne ensuite le paiement, quel que soit le mode de règlement choisi par le client. En cas de paiement en monnaie, il permet notamment de calculer ce que vous devez rendre au client. Vous n’avez pas à calculer ! Enfin, un ticket est édité par le logiciel puis émit par la machine ou envoyé au client par e-mail.
Selon vos besoins, le logiciel de caisse peut également proposer des offres promotionnelles ciblées ou gérer un programme de fidélité pour vos clients.
Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de caisse ?
Le logiciel d’encaissement dispose de fonctionnalités variées spécialement conçues pour vous faciliter la vie dans la gestion de votre commerce. Alors que certaines fonctionnalités dites « de base » sont systématiquement incluses dans les logiciels, d’autres peuvent être intégrées en fonction de la nature de votre commerce et de vos besoins.
Les fonctionnalités de base
Tous les logiciels d’encaissement comportent une fonction de saisie des ventes via une douchette ou un écran tactile. Le calcul automatique du montant total, la gestion des différents modes de règlement et l’émission du ticket de caisse ou de la facture sont également pris en compte par tous les logiciels de caisse.
Ils traitent également les problématiques liées à la gestion des échanges et des retours, disposent d’une fonction permettant de gérer les remises ou les prix promotionnels et vous permettent d’associer un code-barre à un prix de vente, même lorsque les prix affichés sont soldés. Ces fonctionnalités de base sont intégrées dans le logiciel d’encaissement, mais nécessitent d’être programmées en fonction de vos objectifs.
Les fonctionnalités supplémentaires
Outre les fonctionnalités de base incluses dans les logiciels de caisse, il est possible de disposer de fonctions supplémentaires qui s’avèrent être une réelle valeur ajoutée pour les commerçants.
En effet, les logiciels d’encaissement peuvent vous permettre de superviser votre relation client, en gérant le fichier client en fonction des règles RGPD en vigueur et en proposant des solutions adaptées à vos objectifs. Ils sont également appréciés pour les fonctions comptables avancées, les statistiques produites ainsi que pour l’analyse précise des ventes et des comportements des acheteurs possible grâce au logiciel.
Enfin, ils vous offrent la possibilité de suivre votre stock en temps réel, de recevoir des alarmes en cas de stock trop faible ou encore de mettre en place des réassorts automatiques lorsque le niveau de stock dépasse un certain seuil minimal.
Comment choisir un logiciel de caisse pour mon commerce ?
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